Hospital Control Center Amphia: data helpen bij optimalisatie planningscapaciteit

Ziekenhuis Amphia in Breda heeft recentelijk het Hospital Control Center (HCC) opgericht. Vanuit één locatie aan de Molengracht vindt centraal de monitoring plaats op en advisering over de capaciteit in het ziekenhuis. Manager Pim Sas: “Het HCC werkt als de verkeerstoren van een luchthaven. Via schermen wordt de actuele situatie van instroom, doorstroom en uitstroom gemonitord, waardoor wij de capaciteit van het ziekenhuis beter kunnen inzetten.” 

Fysiek in gebruik sinds mei dit jaar, is het HCC een ‘ontmoetingsplek’ waar logistieke stromen die voorheen decentraal gemonitord werden bij elkaar komen. Amphia maakt in het HCC gebruik van bestaande epd-software en workflow-systemen. Het epd wordt zoveel als mogelijk gebruikt voor de realtime monitoring. Met specifieke software van softwareconsultant Performation Hotflo worden voorspellingen gedaan. Daarnaast wordt de rekenkracht van deze tool gebruikt om mogelijkheden tot optimalisatie door te rekenen.

Geen ‘black box’
“Het HCC is geen ‘black box’; het gaat ons om de optimalisatie van de capaciteit vanuit het gezamenlijk belang om de best mogelijk kwaliteit van zorg te kunnen leveren”, zegt mede-ontwikkelaar Sas. “Wij hebben dit concept een aantal jaren geleden veranderkundig aangevlogen. Enerzijds om strategisch en tactisch een sturende rol te kunnen innemen op het gebied van capaciteit. Anderzijds zal het HCC operationeel steeds meer een sturende rol krijgen, maar dat moet groeien.”

Koppeling van data levert nieuwe inzichten op over capaciteit ziekenhuis.

Bij capaciteit moet worden gedacht aan de beschikbaarheid van personeel, poliklinieken, OK’s en bedden. Het HCC-team bekijkt de actuele situatie in het ziekenhuis, stuurt zo nodig bij en monitort de verwachte drukte voor de volgende weken. “Het team geeft inzicht en advies en organiseert capaciteit op basis van productieafspraken en actuele ontwikkelingen, zodat kostbare capaciteit zo efficiënt mogelijk kan worden ingezet. Nederland kent een groeiende zorgvraag, terwijl de beroepsbevolking krimpt. Tegelijkertijd nemen medische en technologische mogelijkheden toe. Integraal capaciteitsmanagement is noodzakelijk geworden.”

Samenwerking met verpleegzorg
Een bijkomende ontwikkeling is de toekomstige samenwerking met een aantal verpleeghuizen en specialistische revalidatiecentra. Hierbij worden uitstroom uit het ziekenhuis en capaciteit in de verpleeghuizen op elkaar gelegd en voorspelbaar gemaakt, met als doel om de doorstroming in de gehele zorgketen te verbeteren. “Ziekenhuisbedden worden bijvoorbeeld regelmatig ingenomen door patiënten die eigenlijk wachten op een plek in een verpleeghuis. Wanneer patiëntenstromen goed inzichtelijk zijn en worden gekoppeld, kan sneller worden gehandeld in het belang van de patiënt, en uiteraard de capaciteit van de betrokken instellingen”, aldus Sas.

Pieken worden eerder gedetecteerd door het HCC-team.

Amphia wil patiënten ‘veilige zorg leveren met de hoogst mogelijke kwaliteit, zodanig dat kostbare capaciteit niet wordt verspild’. Het HCC helpt de organisatie beter te functioneren. Het ziekenhuis kan met het HCC een proactieve rol spelen, waardoor de gehele zorgketen profiteert, stelt Sas. “Wij zien al een aantal interessante zaken langskomen, bijvoorbeeld dat na feestdagen en vakanties de pieken in de productie nog groter zijn dan aangenomen. En ik wist bijvoorbeeld niet dat verpleeghuizen vaak op vrijdag ontslaan, terwijl bij ons de piek in ontslag op dinsdag en woensdag ligt. Dat kan wellicht beter worden afgestemd. Uiteraard speelt in dit proces ook rapportage richting de Raad van Bestuur, het MSB-bestuur en de vakgroepen een rol.”