Cindy Van Leemput: ‘Aankopers publieke zorgorganisaties stimuleren vrije marktwerking’

In Europa moeten de aankopers van publieke zorgorganisaties terdege rekening houden met de talrijke facetten van de wetgeving op overheidsopdrachten. Tegelijk streven ze ernaar om de relaties met hun leveranciers uit te bouwen op basis van een partnership. Cindy Van Leemput, manager aankoop bij Zorgbedrijf Antwerpen, legt het uit.

“Zorgbedrijf Antwerpen omvat 52 dienstencentra, een ruim gamma aan thuisdiensten (poetshulp, huishoudhulp, persoonlijk alarmsysteem, …), meer dan vijfduizend assistentiewoningen in Antwerpen en Vlaanderen, achttien woonzorgcentra, een (web)winkel met producten voor en getest door senioren en veertien centra voor jeugdzorg. Vierduizend gemotiveerde medewerkers helpen dagelijks twintigduizend klanten. We voeren ook beheerstaken uit en fungeren als aankoopcentrale voor diverse andere publieke zorgverstrekkers in Vlaanderen.”

Sterke positie

Die schaalgrootte zorgt voor een sterkere positie als aankoper op de markt. “Dat klopt. We zijn sowieso gebonden aan wat de wetgeving voorschrijft over de procedures en daaraan gekoppelde grootteorde. Wij en ook andere overheden kunnen niet met een vingerknip een aankoop doen. We hebben deze schaal verder vergroot door op te treden als aankoopcentrale. Hierdoor creëren we ook voor andere overheden opportuniteiten, doordat ze kunnen deelnemen aan onze opdrachten. Dat werkt, momenteel maakt een veertigtal overheidsinstellingen via de aankoopcentrale gebruik van onze raamovereenkomsten.”

Overheidsopdrachten

Vergt de omvang van Zorgbedrijf Antwerpen dat ook de leveranciers een stevige schaalgrootte hebben? “Dat hoeft niet. We willen net zo goed samenwerken met kleine en middelgrote bedrijven. Dat is trouwens iets waar de overheid sinds kort sterk op inzet, omdat zij niet altijd de administratieve slagkracht en expertise in huis heeft om comfortabel te werken volgens alle vereisten van de wetgeving op overheidsopdrachten. Daarom zet ze, samen met aanbieders van opleidingen, echt in op cursussen gericht op dergelijke bedrijven.”

“Wanneer we een opdracht opnieuw in de markt zetten, trachten we eerdere geïnteresseerden hierover te informeren. Vaak gebeurt dit al tijdens onze marktverkenning. We streven naar partnerships met een samenwerking die in beide richtingen werkt. Dit impliceert een open communicatie, zodat we eventuele problemen gemakkelijk kunnen bespreken en liefst zelfs helemaal vermijden. Zo zullen wij inschrijvers steeds informeren over de niet-gunning van een opdracht. Dat kunnen wettelijke aspecten zijn, de prijs, maar bijvoorbeeld ook dat andere inschrijvers een meer innovatief product voorstelden. Zo kunnen ze zelf aan een verbetertraject werken. Het is onze bedoeling om samen met onze partners te groeien.”

Partnerrelaties

“Natuurlijk blijft de prijs erg belangrijk. Maar dat geldt net zo goed voor de kwaliteit van de geleverde producten en de dienstverlening. Van onze leveranciers verwachten we ook dat ze meedenken. Hoe kunnen we de klantenbeleving verder verbeteren? Hoe evolueert de zorg en waarmee kunnen we daarop inspelen?”

“Een dergelijke klant-opdrachtgeverrelatie impliceert dat we van de leveranciers verwachten dat ze ons op de hoogte houden van de wijzigingen die zich voordoen op de markt of binnen hun bedrijf. We willen de vinger aan de pols houden voor wat betreft nieuwe trends en producten. We verwachten dat ze met ons mee zoeken naar oplossingen.”

Open voor dialoog

“We hebben oor voor problemen die onze leveranciers kunnen ondervinden door externe omstandigheden, zoals de coronamaatregelen in 2020 en 2021 en de beperkte toegang van bepaalde voertuigen tot het grondgebied van Antwerpen-centrum. Dan gaan we in gesprek over mogelijke aanpassingen aan hun leveringsmodaliteiten. Hoe en in hoeverre we op die bekommernissen kunnen inspelen, hangt van het specifieke onderwerp af.”

De aankopers van het Zorgbedrijf bezoeken vakbeurzen, demo’s en andere events. “We willen weten welke innovaties er op komst zijn. Vakbeurzen zijn ook ideale fora voor netwerking. In die context plannen ook diverse andere overheden overlegmomenten in, waarbij er, naast aandacht voor de wetgeving, ruimte is om met elkaar in gesprek te gaan, in ons geval met andere Antwerpse aankopers. Soms vloeien daaruit echte samenwerkingen voort, bijvoorbeeld over hoe een bepaald dossier het best in de markt te zetten. Die interactie is zeer belangrijk voor iedereen.”