Hoe kijken inkopers van ziekenhuizen naar aanbieders van zorgmeubilair?

“Van kandidaatleveranciers verwachten we dat ze professioneel, transparant en betrouwbaar samenwerken”, zeggen Pepijn van Munster en Kane Looyschelder van Amphia Ziekenhuis. “Ze moeten aantoonbaar voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, met heldere prijsstructuren werken en continuïteit en tijdige levering kunnen waarborgen. Verder waarderen wij een proactieve houding, waarin leveranciers meedenken over optimalisatie en duurzaamheidsoplossingen.”

Voor leveranciers van zorgmeubilair gelden nog extra eisen. “Dit meubilair wordt intensief gebruikt in een omgeving waarin veiligheid, ergonomie en hygiëne cruciaal zijn”, aldus Looyschelder. “Daarom verlangen we duurzame en hoogkwalitatieve producten die voldoen aan de wetten en normen. Ook waarderen we goede documentatie, de mogelijkheid tot maatwerk, duidelijke garantievoorwaarden en een proactieve service- en onderhoudsstructuur. Wij verwachten dat onze leverancier snel kan reageren bij nood aan herstelling of vervanging en op vragen vanuit zorgafdelingen. Gelukkig is onze leverancier van zorgmeubilair altijd bereid om mee te denken en oplossingen te vinden die passen bij onze specifieke situatie. Die proactieve en flexibele houding maakt dat eventuele kleine aandachtspunten snel en soepel worden opgepakt.”

Trends

“De markt voor zorgmeubilair speelt duidelijk in op de vragen van ziekenhuizen”, vindt Looyschelder. “Leveranciers van zorgmeubilair richten zich steeds meer op patiëntvriendelijk ontwerp, met verstelbare en comfortabele producten die preventie en herstel ondersteunen. Daarnaast zien we een toenemende aandacht voor duurzaamheid en technologie-integratie. Ook materialen voor infectiepreventie – zoals antibacteriële en makkelijk te reinigen oppervlakken – komen sterk op. Duurzaamheid speelt een grotere rol, met gebruik van milieuvriendelijke materialen met een langere levensduur. Verder zien we technologische integratie, zoals slimme en verbonden meubeloplossingen.”

Van Munster merkt ook dat het uitzicht van zorgmeubilair verandert. “Je ziet tegenwoordig meer huiselijke meubels, met warmere, natuurlijke kleuren en een rustigere uitstraling”, vertelt hij. “Dit maakt de omgeving prettiger voor patiënten en medewerkers. Ook valt me op dat leveranciers hun meubilair steeds vaker geschikt maken voor een bredere groep gebruikers. Stoelen met een hogere belastbaarheid, verschillende hoogtes of aangepaste zitdieptes zijn almaar normaler in het assortiment. Dat sluit beter aan bij de diversiteit van patiënten en medewerkers binnen een ziekenhuis. Het moet niet langer afzonderlijk worden onderhandeld, maar maakt deel uit van het basisaanbod.”

Schaalgrootte

“Onze schaalgrootte weegt door in de onderhandelingen over prijzen en voorwaarden”, aldus Looyschelder. “We vertegenwoordigen een aanzienlijk afnamevolume. Bovendien is er in 2020 bij de complete inrichting van onze nieuwbouw een omvangrijk raamcontract afgesloten waarin condities, tarieven en serviceniveaus structureel zijn vastgelegd. Dit raamcontract versterkt onze positie richting de leverancier: het biedt beide partijen duidelijkheid en stabiliteit en maakt dat wij vanuit een sterke, langdurige samenwerking verder kunnen onderhandelen over optimalisaties, innovatie en kostenbeheersing.”

Budget

“Voor projecten vragen we altijd een specifiek budget aan”, legt Van Munster uit. “Voor de reguliere vervanging of aanvullende aanschaf van meubilair maken afdelingen gebruik van hun eigen budget. Daarnaast is er een centraal ergonomiebudget, dat ze kunnen inzetten voor speciale aanpassingen of verbeteringen. Verschillende commissies en raden kijken mee naar projecten, financiën en veranderingen. Dit maakt het belangrijk dat we aanvragen op tijd indienen, want de besluiten worden genomen op vaste momenten tijdens het jaar. Soms brengt dit wat doorlooptijd met zich mee.”

Betrokkenheid

“Bij onze nieuwbouw in 2019 betrokken we medewerkers en artsen actief bij de leverancierskeuze. Zij konden kiezen tussen twee geselecteerde leveranciers en productlijnen. Op die manier combineerden we standaardisatie en inkoopvoordelen met draagvlak en praktische toepasbaarheid, zodat het meubilair goed aansluit bij de wensen en het werkproces van de gebruikers”, vertelt Van Munster. “Bij verbouwprojecten pakken we de aanschaf van zorgmeubilair projectmatig op. We beoordelen eerst het huidige meubilair: wat kan blijven, wat is aan vervanging toe en waar is aanvulling nodig? Daarbij kijken we niet alleen naar vast meubilair, maar ook naar stoffering en losse inrichting. Op die manier zorgen we ervoor dat een vernieuwde afdeling in één keer weer klopt, zowel functioneel als qua uitstraling. Naast projecten kunnen afdelingen ook losse producten aanvragen. Dan kijken we eerst of we iets in opslag hebben dat kan worden gebruikt. We proberen zo efficiënt mogelijk om te gaan met wat we al hebben.”

Pepijn van Munster (r)
Bachelor International Hotelmanagement, Breda University of Applied Sciences
Teammanager hotelservices, Volckaert, Dongen (2012-2015)
Van leidinggevend medewerker tot projectleider, Amphia Ziekenhuis, Breda (2016-)

Kane Looyschelder (l)
Associate degree, AD Academie, Roosendaal
Inkoper, Nevi, Zeist (Utrecht)
Logistiek planner, Aartsen Fruit & Vegetables, Breda (2022-2024)
Inkoper, Amphia Ziekenhuis, Breda (2024-)