Platform over bouw en ontwikkeling in de zorg in Nederland en België
Bij zorginstelling Topaz staat de bewoner altijd centraal. Ook als het aankomt op inkoop. De negen locaties van Topaz bevinden zich voornamelijk in en rondom Leiden, Katwijk en Noordwijkerhout en zijn gericht op ouderenzorg en revalidatie. René van Elferen is Facilitair Teammanager bij Topaz en zeer nauw betrokken bij de inkoop voor deze instellingen. “In mijn visie gaat het bij onze inkopen vooral om samenwerken. Met bewoners en medewerkers maar juist ook met leveranciers én andere zorginstellingen.”
Net als de veranderende zorg en zorgvraag is ook de daarbij behorende inkoop de afgelopen jaren veranderd. Nieuwe wet- en regelgeving, andere eisen aan duurzaamheid en snelle technologische ontwikkelingen zijn de voornaamste reden van die verandering. “Hoewel we streven naar langdurige samenwerkingsverbanden, blijven we scherp opletten en gaan we bij het einde van een contract altijd opnieuw het gesprek aan met de huidige en andere aanbieders. Door tussentijds overleg blijven we op de hoogte van ontwikkelingen en veranderingen, bij onze bewoners maar ook van de leverancier.”
Niet alleen de prijs is een belangrijke factor. Ook wordt gekeken of een product of dienst iets toevoegt en of de bestaande contracten duurzamer kunnen, zonder in te leveren op comfort of kwaliteit voor de bewoners. “We willen vanuit een duurzame gedachte ondernemen, en dus inkopen. Zo nemen we vaker biologische producten en vegetarische producten in onze keukens. Het is een visie vanuit de organisatie, om in dat opzicht voorbereid te zijn. Daar hebben we dan gesprekken over met onze leverancier.” Ook werd de levering van boodschappen kritisch bekeken. Van Elferen: “In overleg met elkaar zijn we van zes naar drie leveringen per week gegaan. Nu hoeven er minder bestellingen te worden geplaatst, en is er meer rust op de afdeling. Daarnaast scheelt het uiteraard ook in transport.” Om de efficiëntie te vergroten, is er ook aandacht voor educatie. Medewerkers krijgen trainingen van leveranciers, bijvoorbeeld om bewustere keuzes te maken bij het bestellen van boodschappen. Of een workshop creatief te koken. Dit verhoogt ook de betrokkenheid.
Als het aankomt op nieuwe aanbestedingen, wordt er bij Topaz altijd overlegd met een brede afvaardiging. “We betrekken altijd een brede groep gebruikers bij het proces: van verpleegkundigen tot ICT en zelfs cliëntenraadleden. Zij weten tenslotte als geen ander wat er nodig is.” Van Elferen geeft aan dat wat hem betreft het succes van een inkooptraject niet alleen in het kiezen van de juiste aanbieder zit, maar vooral in een zorgvuldige implementatie. “We willen precies weten wat wanneer waar gebeurt, welke problemen we kunnen verwachten en wie waarvoor verantwoordelijk is.” De lijntjes worden dan ook graag kort gehouden en heldere communicatie staat voorop.
Op gebied van schoonmaak is Topaz bezig met robotiseren. Van Elferen: “Door de inzet van schoonmaakrobots kunnen de lange gangen ’s nachts schoongemaakt worden. Het fysiek zware werk kan zo redelijk eenvoudig worden overgenomen. Dat kan in de toekomst verder uitgebreid en wordt dan ook met die visie ingekocht.” In de toekomst verwacht hij dat technologische innovatie nog belangrijker wordt, zoals spraakgestuurd rapporteren. “Dat lijkt me wel innovatie die veel gaat opleveren voor de medewerkers die dagelijks rapportages moeten invoeren. Als dat sprekend gedaan kan worden, dan bespaart dat enorm veel tijd.”
De grootste winst, en wellicht ook de grootste verandering, is volgens Van Elferen te halen in de samenwerking met andere zorginstellingen voor bijvoorbeeld gezamenlijke aanbestedingen. “Waarom ieder voor zich als we van elkaars kennis kunnen leren? Wij zijn geen concurrenten, maar collega’s met hetzelfde doel: de best mogelijke zorg bieden.”
De visie op inkoop bij Topaz is doordacht en breed gedragen. Het draait niet alleen om kostenbesparing, maar juist om kwaliteit van leven, duurzaamheid, samenwerking en innovatie. Door zorg, facilitair en leveranciers nauw te betrekken, ontstaat een toekomstbestendige aanpak waarin iedereen zich gehoord voelt en waarin de bewoner altijd centraal staat.
Jubileum
